JRIT ICHI

ERP ย่อมาจาก Enterprise Resource Planning ในแวดวงโรงงานอุตสาหกรรมทราบกันว่า นี่คือ โปรแกรมการวางแผนทรัพยากรองค์กร ด้วยการนำเทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทสำคัญ เพื่อเพิ่มศักยภาพในการผลิตและแข่งขัน บางองค์กรอาจมองว่า ERP เป็นเพียงเทคโนโลยีหนึ่งที่นำมาช่วยธุรกิจ เพราะลำพังประสบการณ์ ความเชี่ยวชาญ และความสามารถด้านการวางแผนของบุคลากรที่มีอยู่ก็สามารถทำได้ดีอยู่แล้ว จึงมองข้ามความสำคัญ และประโยชน์ที่แท้จริงของระบบ ERP ไปอย่างน่าเสียดาย วันนี้เรามีโอกาสพูดคุยกับ คุณเจน – จิรฐา ติรเลิศ Executive Director บริษัท บริด ซิสเต็มส์ จำกัด ผู้คร่ำหวอดในวงการ ERP มากว่า 30 ปี ซึ่งจะมาแชร์ประสบการณ์ และเผยศักยภาพที่แท้จริงของระบบ ERP ว่ามีความสำคัญต่อธุรกิจมากเพียงใด

ทำความรู้จัก บริษัท บริด ซิสเต็มส์ จำกัด (BRID Systems)
คำว่า “BRID” มีที่มาจากคำว่า Business Research & Information Development (การวิจัยและการพัฒนาธุรกิจ) ดังนั้น BRID Systems ก็คือ ผู้เชี่ยวชาญในการสร้างระบบเพื่อวิจัยและการพัฒนาธุรกิจนั่นเอง

จุดเด่นของ BRID Systems คือ การเป็นบริษัทสัญชาติไทยที่ให้บริการระบบ ERP แบบครบวงจร ทำหน้าที่ทั้งให้คำปรึกษา และให้บริการด้านเทคโนโลยี ก่อตั้งเมื่อปี 1995 ผ่านประสบการณ์ให้บริการลูกค้าต่อเนื่องยาวนานมากว่า 30 ปี ครอบคลุมหน่วยงานทั้งภาครัฐ เอกชน และ Global การันตีด้วยมาตรฐาน ISO/IEC29110-4-1:2018

นอกจากนี้โซลูชั่น PlanetOne ERP ของ BRID Systems ยังได้รับการรับรองจากกรมสรรพากรว่าเป็นซอฟต์แวร์ตามมาตรฐานเพื่อภาษีสรรพากรประเภท ข. อีกด้วย อีกทั้งยังเป็นสมาชิกของสำนักงานส่งเสริมเศรษฐกิจดิจิทัล (Depa) สภาอุตสาหกรรมแห่งประเทศไทย (FTI) และสมาคมอุตสาหกรรมซอฟต์แวร์ไทย (ATSI)

“เราดูแลลูกค้ามาตั้งแต่ปี 1995 ค่ะ จริง ๆ แล้วถ้าเข้าไปดูในเว็บไซต์บริษัท จะเห็นว่าลูกค้าบางรายใช้ระบบของเรามาอย่างยาวนาน ต่อเนื่องมาตั้งแต่ปี 1995 เลยก็มี เพราะเขาประทับใจในเรื่องเทคโนโลยี เรื่องของการ Support เนื่องจาก ERP หัวใจสำคัญ ไม่ใช่แค่เข้าไป Install ระบบ สอนวิธีใช้งานแล้วก็จบ แต่ยังต้องมีเรื่องการดูแลกันอย่างต่อเนื่อง เพื่อไม่ว่ามีโจทย์อะไรเพิ่มเข้ามา เราก็สามารถช่วยได้ ปัจจุบันลูกค้าต้องการเข้าตลาดหลักทรัพย์เราก็พร้อมช่วยเหลือเรื่องระบบเพื่ออำนวยความสะดวกส่วนนี้ให้ ดังนั้น ERP ของเราจึงไม่ใช่แค่เทคโนโลยี”

ภาครัฐสนับสนุน ERP
คุณเจน – จิรฐา กล่าวว่า ERP มีความสำคัญ ปัจจุบันภาครัฐให้การสนับสนุน 2 อย่างด้วยกัน

ทุนจาก สวทช. ผู้ประกอบการ SME ที่ต้องการใช้ ERP สามารถขอรับทุนสนับสนุนจากสำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติได้ แนะนำให้ติดต่อสอบถามเข้าไป หากเงื่อนไขตรงกับหลักเกณฑ์ก็จะได้รับทุน หรือจะให้ทาง BRID Systems เป็นตัวกลางช่วยประสานงานให้ก็ได้เช่นเดียวกัน
สิทธิ์ลดหย่อนภาษี เนื่องจาก บริด ซิสเต็มส์ เป็น Digital Provider ที่ขึ้นทะเบียนกับ Depa ลูกค้าที่ใช้บริการจึงสามารถนำค่าใช้จ่ายส่วนนี้ไปลดหย่อนภาษีได้ (ย้ำว่าต้องเป็นผู้ให้บริการที่ Depa หรือสำนักงานส่งเสริมเศรษฐกิจดิจิทัล รับรองเท่านั้น)

“หลาย ๆ ครั้ง สิ่งหนึ่งที่เป็นเหมือนกำแพงกั้นเรื่องวางระบบ ERP คือ ค่าใช้จ่ายที่ค่อนข้างสูง ซึ่งตรงส่วนนี้ภาครัฐก็เข้าใจ จึงเข้ามาสนับสนุน ดังนั้นหากใช้บริการของเราก็สามารถรับสิทธิ์ตรงนี้ได้ และอย่างที่บอก เราดูแลลูกค้ามายาวนาน จึงเข้าใจว่า หลัก ๆ เลย ลูกค้ากังวลว่า เอ๊ะ! วันดีคืนดี ถ้าเธอหายไปล่ะ แล้วฉันจะทำอย่างไรต่อ ใครจะ support ตรงนี้ขอเรียนว่าเราดูแลลูกค้ามายาวนาน ไม่มีทิ้งแน่นอน”

ERP ช่วยแก้ปัญหาต่าง ๆ ในอุตสาหกรรมการผลิตได้อย่างไร
คุณเจน – จิรฐา อธิบายความสำคัญของ ERP ว่า เพราะมันคือ Enterprise Resource Planning ซึ่งก็คือ จะทำอย่างไรให้องค์กรสามารถบริหารจัดการวางแผนการใช้ทรัพยากรในองค์กรให้เกิดประโยชน์สูงสุด หัวใจสำคัญมี 4 ข้อ ได้แก่

1. Centralized essential database for the entire organization
   “สิ่งนี้คือ ‘การเก็บข้อมูลรวมศูนย์’ ทำไมเราต้องมีการรวมศูนย์ข้อมูล จากการพูดคุยกับลูกค้า หลาย ๆ ครั้งเขาจะบอกว่า คุณเจน ผมมีระบบบัญชีระบบหนึ่ง มีระบบขายระบบหนึ่ง จัดซื้อระบบหนึ่ง คลังอีกระบบหนึ่ง บอกเลยว่า อย่างนี้ ผิด Concept ERP ค่ะ เพราะถ้าผู้บริหารต้องการข้อมูลจะไม่ได้รับข้อมูลที่แท้จริง และจะทำให้วางแผนผิด หรือการทำงานจะผิดพลาดเพราะแต่ละฝ่ายได้รับข้อมูลไม่ตรงกัน”

“ลูกค้าเคยเล่าให้ฟังว่า คุณเจน! แผนกเซลล์ของเราได้ข้อมูลมาว่า ลูกค้าเปลี่ยนที่อยู่ในการจัดส่งแต่บัญชีไม่ทราบ เพราะใช้คนละระบบ เมื่อบัญชีไม่ทราบว่าลูกค้าเปลี่ยนที่อยู่แล้ว ก็ส่งสินค้าไปตามที่อยู่เดิม เมื่อส่งออกไปปุ๊บ! สิ่งที่เกิดขึ้น คือ ส่งผิด! เมื่อส่งผิด จะเกิดอะไรขึ้น สินค้าก็จะตีกลับมา แล้วก็ต้องส่งใหม่ ซึ่งเป็นการทำงานซ้ำซ้อน และที่สำคัญ ลูกค้าไม่ Happy”

“อีกกรณีหนึ่ง ลูกค้าเคยเล่าให้ฟังว่า ‘คุณเจน จริง ๆ สิ่งที่ผมอยากได้ คือ ต้องการรู้ว่าขายของไปแล้ว กำไรหรือขาดทุนเบื้องต้นเท่าไร?’ ประเด็นนี้ ฟังแล้วก็ไม่น่าจะยากใช่ไหมคะ แต่จริง ๆ แล้วไม่ง่ายเลย ทางลูกค้าเองก็พยายาม Implement ระบบต่าง ๆ มาตอบโจทย์นี้หลายอัน แต่ก็ไม่สำเร็จ พอเจนเข้าไปวิเคราะห์ก็พบว่า สิ่งที่ผู้บริหารต้องการไม่มีทางเป็นไปได้เลย เพราะไม่มีการบันทึกข้อมูล และต่อให้บันทึกก็ไม่เชื่อมโยงกัน ดังนั้นการรวมศูนย์ข้อมูล แม้ดูเป็นเรื่องธรรมดา แต่ก็สำคัญเป็นอย่างมาก”

จากประสบการณ์ตรงของ คุณเจน – จิรฐา จึงอธิบายชัดถึงความสำคัญของระบบ ERP ว่า สามารถเข้ามาช่วยจัดการข้อมูลให้รวมศูนย์ ลดขั้นตอนซ้ำซ้อนลงได้

2. No more redundant work
หัวใจนี้ คุณเจน – จิรฐา บอกว่า คือการไม่ทำงานซ้ำซ้อน พร้อมขยายความเพิ่มเติมว่า

“เราต้องไม่ทำงานซ้ำซ้อน เพราะมันคือต้นทุน การทำงานในองค์กรก็เหมือนการสื่อสาร บางทีเราพูดอย่างหนึ่ง คนรับสารอาจไม่ได้เข้าใจตามสารที่เราพยายามจะสื่อ ก็เลยผลิตออกมาผิดพลาด ต้องทำใหม่ เช่น มีการทำใบขอสั่งซื้อ หรือ PO โดยทั่วไปถ้าไม่มีระบบ ERP ใบ PO อาจจะทำด้วยปากเปล่าก็ได้ โทรศัพท์บอก จดใส่กระดาษ หรือส่งอีเมลบอกก็ได้ วิธีเหล่านี้มันเปิดโอกาสให้ Step ถัดไปผิดพลาดได้ ตัวอย่างง่าย ๆ เลย หากเซลล์ติดต่อขายสินค้าได้ แล้วเขียนลายมือมาว่าขอสั่งสินค้า 100 ชิ้น ปรากฎว่า ลายมืออ่านยากมาก Admin อ่านเป็น 700 หรือ 400 ซึ่งไม่ตรงความจริง สินค้าที่ผลิตออกมาก็จะ Over ขาดทุนได้”

3. Traceability and accountability
ส่วนนี้คือการใช้ทรัพยากรให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด โดยคุณเจน – จิรฐา อธิบายว่า “ทรัพยากรหลัก ๆ ขององค์กร คือ เวลา เงินทุน และบุคคลากร สิ่งเหล่านี้เป็นทรัพยากรที่จำกัด ดังนั้นจึงต้องวางแผนในการใช้ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด ข้อมูลจึงต้องแม่นยำ เชื่อถือได้ และรวดเร็ว

“ไม่ใช่ผู้บริหารเห็นงบการเงินวันนี้ ดีใจจังเลย ฉันกำไร แต่ปรากฏว่า เปิดมาดูอีกครั้งหนึ่ง 3 วันให้หลัง 1 อาทิตย์ให้หลัง 1 เดือนให้หลัง อ้าว! ทำไม Data ไม่เหมือนเดิม เกิดอะไรขึ้น?”

“ERP ช่วยแก้ไขเรื่องเหล่านี้ได้ เพราะเก็บข้อมูลได้แม่นยำ ตรวจสอบย้อนหลังได้ว่าเกิดข้อผิดพลาดอะไร เช่น หากสัปดาห์แรกกำไร ผ่านไป 1 เดือนกลับขาดทุน ก็สามารถตรวจสอบย้อนไปได้ว่าจุดไหนผิดพลาด ต่างจากการบันทึกข้อมูลแบบเดิม ๆ”

4. Real-time information
หัวใจสำคัญของ ERP ดวงสุดท้ายนี้ คือ การทันต่อเวลา สามารถดูข้อมูลเป็น Information ที่ไม่ใช่ Data ได้ทันที ผู้อ่านอาจสงสัยว่า Information กับ Data ต่างกันอย่างไร ประเด็นนี้คุณเจน มีอธิบายเพิ่มเติมในหัวข้อถัดไป หัวข้อนี้มาดูความสำคัญของ Real-time information ก่อน

“เจนขอบอกว่า ส่วนนี้เป็นอีกหนึ่ง Challenge เพราะ ERP ต้องอาศัยข้อมูลแบบเรียลไทม์ แต่ลูกค้าหลายองค์กรไม่เคยบันทึกข้อมูลแบบนี้มาก่อน จึงต้องอธิบายค่อนข้างมาก”

“เจนมีกรณีตัวอย่างหนึ่ง คือ พอเข้าไปวางระบบ เราก็แนะนำว่า ถ้า user ได้ข้อมูลมาก็ต้องบันทึกเข้าไปในระบบทันทีเลยนะ ฝ่ายคลังยกมือบอก ‘คุณเจนครับ แต่ว่าทุกวันนี้ผมไม่ได้ทำแบบนี้นะ อาทิตย์หนึ่งผมจึงจะบันทึกข้อมูลสักครั้ง’ เป็นอย่างนี้ เราก็ต้องอธิบายแล้วว่า ความแม่นยำของการวางแผนนั้นต้องอาศัยข้อมูลที่เป็นปัจจุบันที่สุด แต่เมื่อเขาไม่สามารถบันทึกแบบ Real-time ได้ ก็ต้องมาหาทางออกร่วมกัน”

“สมมติลูกค้าไม่สามารถบันทึกข้อมูล Real-time ได้ เราต้องมาดูว่า สาเหตุคืออะไร ต้องมาช่วยลูกค้าว่า อ๋อ! ถ้าเกิดจากปัญหา 1 – 2 – 3 จะต้องแก้อย่างไร ต้องยอมรับว่า บางครั้งพนักงานเขาก็ทำงานแบบ Routine จนคุ้นชินว่าสิ่งที่เขาทำก็ OK แล้ว ไม่เห็นต้องเอาสิ่งใหม่ ๆ เข้ามา แต่เขาไม่รู้ว่าปลายทางนั้น ฝ่ายบริหารต้องการอะไรบ้าง ดังนั้นนอกจากเทคโนโลยีแล้ว ยังต้องอาศัยการแนะแนวเพื่อสร้างความเข้าใจด้วย”

ความแตกต่างระหว่าง Information และ Data
ความแตกต่างระหว่าง Information และ Data คุณเจน – จิรฐา อธิบายว่า Data คือ ข้อมูลดิบ เป็น raw data ที่ user คีย์เข้ามา เช่น วันนี้มีใบสั่งขาย ใบสั่งซื้อให้ใคร ราคาเท่าไร ฯลฯ ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ยังไม่สามารถนำไปใช้งานได้ในทันที ในขณะที่ Information คือ ข้อมูลที่ผ่านการย่อยมาจาก raw data หรือข้อมูลสรุป โดยข้อมูลสรุปจะถูกแบ่งเป็นข้อมูลของฝ่ายต่าง ๆ เช่น ฝ่ายขาย ฝ่ายผลิต ฯลฯ เมื่อฝ่ายขายต้องการทราบว่าลูกค้ากลุ่มไหนมีแนวโน้มซื้อสินค้ามาก Information ก็จะช่วยให้ฝ่ายขายสามารถเจาะตลาดได้ตรงจุด

การเตรียมความพร้อม ก่อน Implement ระบบ ERP
การจะ Implement ระบบ ERP สิ่งแรกที่ต้องเตรียม คือ หา Pain Point ของตัวเอง เนื่องจากการวางระบบ ERP ไม่ใช่แค่เอาซอฟต์แวร์เข้าไป Install ทำ Training แล้วจบ แต่ยังมีเรื่อง Change Management ขององค์กรด้วย ดังนั้น คุณเจน – จิรฐา จึงเล่าว่า ทุกครั้งที่เข้าไป Implement เธอจะถามถึง Pain Point ของลูกค้าก่อนเสมอ บางองค์กร ต้องการเพียงว่า อยากแก้ปัญหาเรื่องการส่งของที่ช้ามาก ๆ เท่านั้นเอง Pain Point นี้ มองเผิน ๆ อาจเป็นเรื่องง่าย แต่เมื่อเข้าไปศึกษาจริง ๆ มันไม่ง่ายอย่างนั้น เพราะมีปัจจัยหลายส่วนที่สัมพันธ์กัน ทั้งเรื่องการสื่อสารภายในองค์กร และระบบขนส่ง ดังนั้นหากเริ่มต้นด้วยปัญหา แล้วไล่ไปยังต้นตอทีละขั้นก็จะทำให้แก้ไขได้ตรงจุด การ Implement ระบบ ERP ก็จะมีประสิทธิภาพ

“อย่างที่ยกตัวอย่างค่ะ พอเข้าไปวางระบบเรียบร้อยแล้ว ทางเราก็มีการดูแลต่อเนื่อง โดยทำสัญญาบริการต่อเนื่องด้วย เราดูแลลูกค้ามา 30 กว่าปี ก็มีความภูมิใจ ลูกค้าบางราย ใช้บริการเราตั้งแต่เขายังเป็นองค์กรขนาด Small กระทั่งขึ้นมาเป็น Medium ตอนนี้เป็นบริษัทเข้าตลาดหลักทรัพย์แล้ว ซึ่งเจนมีโอกาสดูพัฒนาการลูกค้าแบบนี้เลย เพราะฉะนั้นจึงอยากให้ลูกค้าดู Pain Point ก่อน บางทีลูกค้าบอกว่า Pain Point เยอะมากเลย ก็ต้องบอกว่า ไม่เป็นไร ลิสต์มาทั้งหมดเลย เพราะว่า Pain Point ตัวนี้จะถูกแปลงเป็น Objective เพื่อให้ระบบ Archieved เป้าหมายได้”

เมื่อพบ Pain Point ขั้นต่อมา คือ กำหนดทีมงาน โดย คุณเจน – จิรฐา กล่าวว่าทีมงานวางระบบมี 3 ส่วน เปรียบดั่งพีระมิด ได้แก่

1. System หรือระบบ โซลูชั่น PlanetOne ERP ของบริด ซิสเต็มส์ ก็เป็นหนึ่งในนั้น
2.  Data ซึ่งข้อมูลต้องเป็นข้อมูลที่สะอาดใช้งานได้ ข้อมูลสะอาดเป็นอย่างไร คุณเจนยกตัวอย่างว่า
   “เจนเคยเข้าไปวางระบบให้องค์กรหนึ่ง พบว่า เขามีรหัสสินค้าซ้ำกันมาก เช่น A01 ไปถึง 100 ถึง 200 บางตัว a เล็ก บางรหัส A ใหญ่ เว้นวรรคบ้าง ไม่เว้นวรรคบ้าง อย่างนี้เรียกว่าข้อมูลไม่สะอาด ต้องมาทำ Data Cleansing กันยกใหญ่”

“ปัญหาของรหัสซ้ำ คือ Over Stock ค่ะ เพราะจริง ๆ แล้วในคลังมีสินค้านะ แต่ user ไม่รู้ว่า ตอนนั้นใช้รหัสอะไรกัน ก็เลยไปสร้างรหัสใหม่ขึ้นมา เมื่อเกิดรหัสใหม่ พอไปเช็คสต๊อกจึงไม่มีของ ก็ต้องขอสั่งซื้อ หรือผลิตเพิ่ม ซึ่งตัวนี้เป็นปัญหาใหญ่ เพราะเป็นต้นทุน ผู้ประกอบการที่เป็นอุตสาหกรรมการผลิตจะรู้เลยว่า Investment สูงสุด คือ Stock เพราะถ้า Stock ยิ่งเยอะ จะยิ่งไม่ OK อันนี้เลยต้องบอกว่าการเตรียมเรื่องของข้อมูลก็เป็นอีกหัวใจหนึ่งเหมือนกัน”

คุณเจนได้ยกอีกตัวอย่างหนึ่งของผลเสียจากข้อมูลที่จัดเก็บไม่เป็นระบบ คือ เรื่องของวงเงิน Credit Limit เช่น ฝ่ายขายคนหนึ่ง สร้างรหัสลูกค้า A ว่า 001 แล้วตามด้วยชื่อ ต่อมาฝ่ายขายอีกคนก็มาตั้งรหัสให้ลูกค้า A อีกรหัสหนึ่ง ปัญหาที่จะเกิดขึ้น คือ ลูกค้า A จะได้ Credit Limit เป็น 2 เท่า เพราะมีบิล 2 ใบ

3. People หรือบุคลากร คุณเจน – จิรฐา อธิบายว่า “เวลาเข้าไปวางระบบ เจนจะบอกลูกค้าเลยว่า ขอทีม Super User ด้วยนะคะ ทีมนี้คือบุคลากรที่เชี่ยวชาญ รู้ตื้นลึกหนาบางภายในองค์กร หรือแผนกอย่างทะลุปรุโปร่ง เพราะจะได้ประสานงานกับหน่วยอื่น ๆ ได้คล่องแคล่วมีประสิทธิภาพ และควบคุมใช้งานระบบได้อย่างมีประสิทธิภาพ”

คุณเจน – จิรฐา ย้ำว่าระบบ ERP จะเดินหน้าได้เต็มประสิทธิภาพ หากพีระมิดครบถ้วนสมบูรณ์ และเป็นน้ำหนึ่งเดียวกัน

ความท้าทายในการ Implement ระบบ ERP
เพราะระบบ ERP ไม่ใช่มีแค่ซอฟต์แวร์ อย่างที่คุณเจน – จิรฐา กล่าวมาตั้งแต่ต้น ความท้าทายหลัก ๆ ของการ Implement ระบบ ERP จึงอยู่ที่ตัวบุคคล ซึ่ง Executive Director บริษัท บริด ซิสเต็มส์ จำกัด ได้แชร์ประสบการณ์ให้ฟังได้อย่างเห็นภาพ และเข้าใจระบบ ERP ได้อย่างเป็นรูปธรรมว่า

“เจนดูแลลูกค้าในทุกอุตสาหกรรม ซอฟต์แวร์ของเราจึงเป็น Standard มาก ๆ เหมือนเวลาคุณเดินเข้าไปในธนาคาร คุณจะเบิก หรือฝากเงิน เขาก็มีแบบฟอร์มให้กรอกอยู่แล้ว สิ่งนี้เป็น Standard ความท้าทายแรกของการวางระบบ ERP คือ จะพบว่า ลูกค้าจะถามก่อนเลย Customized ได้ไหม อยากจะปรับระบบอยากจะแก้ไขระบบ อะไรประมาณนี้ ซึ่งเจนจะขอลูกค้าเลยว่า ส่วนนี้ขอเป็นเฟสหลังจากที่เห็น Standard แล้วดีกว่า เพื่อจะได้มาตัดสินใจอีกทีหนึ่งว่า จริง ๆ แล้วจะต้องปรับระบบหรือเปล่า?”

“อีกประเด็น คือ Real Time เพราะ User ต้องทำงานให้ตรงตามกระบวนการที่วางเป้าหมายกันไว้ จะมาทำเหมือนเดิมไม่ได้ มันก็จะมีประเด็น ตัวอย่างเช่น ‘คุณเจน เราออกใบกำกับภาษีขายก่อนที่จะตัดสต๊อกหรือผลิตเลยได้ไหม?’ อันนี้เข้าใจว่า แต่เดิมเขาใช้วิธีออกใบกำกับภาษีให้ลูกค้า แล้วมาเบิกสินค้าจากบริษัท เพื่อเป็นการยืนยันว่าขายของได้จริง แต่จริง ๆ แล้ว กระบวนการควรเริ่มจากต้นทาง คือ

เซลล์ เข้าไปรับความต้องการของลูกค้ามา สั่งของเท่าไร ส่งที่ไหน ราคาเท่าไร ฯลฯ
ต่อจากนั้นค่อยมาผลิต ยิ่งถ้าเป็นอุตสาหกรรมที่เกี่ยวกับอาหาร ยิ่งต้องมีการทดสอบก่อน มีการตรวจสอบย้อนกลับไปยังต้นทางวัตถุดิบว่าปลอดภัยจริงไหมด้วย
ตัดสต็อก แล้วออก Invoice

“ทำไมต้องเป็นแบบนี้ คือ ถ้าเราขอ Invoice ก่อน แล้วมาเบิกของ จะกลายเป็นว่า เราไม่สามารถตรวจสอบวัตถุดิบได้ เพราะ Invoice เกิดแล้ว ส่วนนี้จึงเป็นสิ่งที่ต้องเข้าไปทำความเข้าใจกับลูกค้าค่ะ”

“อีกตัวอย่างที่สอดคล้องกัน คือ มีผู้ประกอบการถามว่า ‘คุณเจน ใบลดหนี้ของผม องค์กรออกเยอะมากเลย แก้ปัญหาอย่างไรดี’ เจนก็งง ทำไมใบลดหนี้เยอะ แล้วก็พบว่า เขาเป็นผู้ผลิตสินค้าประเภทชิ้นใหญ่ ๆ ต้องส่งลูกค้าในต่างจังหวัด วิธีการของเขา คือ ออกใบกำกับภาษีมาก่อนเลยค่ะ แต่กลายเป็นว่า พอผลิตสินค้าเสร็จ จากที่ลูกค้าสั่ง 2 ชิ้น กลับเป็นว่าไปส่ง 1 ชิ้น เพราะหน้างานหยิบไปชิ้นเดียว ด้วยไม่รู้กัน กลายเป็นว่าลูกค้าไม่ Happy ต้องออกใบลดหนี้ตามหลังมา แต่ส่วนใหญ่แล้ว ลูกค้าเขาสั่ง 2 ชิ้น ก็ต้องการสินค้า 2 ชิ้นอยู่ดี ดังนั้นก็ต้องผลิตใหม่อีก 1 ชิ้นส่งให้เขา ส่งผลให้เสียเวลา และต้นทุนที่ต้องขนส่ง 2 รอบ”

“เจนเลยแนะนำลูกค้าว่า ถ้าต้องการลดเรื่องใบลดหนี้ เราต้องกลับมาดูถึงปัญหาต้นทาง เพราะกรณีนี้ไม่ใช่แค่ส่งของไม่ครบ บางทีการส่งของแล้วมีปัญหา อาจมาจากขั้นตอนกระบวนการผลิตด้วย เพราะถ้าออกใบกำกับภาษีก่อน ฝ่าย QC อาจจะไม่ได้ดูจริง ๆ สินค้าอาจหลุดมาตรฐาน แล้วสุดท้ายก็ไม่มีอะไรดีลูกค้าก็ไม่ Happy นี่ล้วนเป็นสาเหตุที่มีการออกใบลดหนี้กันเยอะ ๆ”

“คุณอาจเคยไปช้อปสินค้าที่ร้านเฟอร์นิเจอร์ใหญ่ ๆ จะเห็นเลยว่าถ้าสั่งสินค้า เขาก็ออกใบกำกับภาษีให้เราก่อนโดยยังไม่ได้ของเช่นกัน แต่ถ้าสังเกตดี ๆ ใบกำกับภาษีนั้น คือ ใบรับเงินมัดจำ เพราะทางสรรพากรบังคับให้ออก กระทั่งส่งสินค้าเสร็จ ค่อยเอามารวมกับใบกำกับภาษีจริงอีกที นั่นเพราะเฟอร์นิเจอร์ สั่งปุ๊บอาจจะยังไม่สามารถเอาของกลับไปได้เลย ต้องรอเขาผลิต หรือรอเขาส่งอะไรประมาณนี้”

เป้าหมายในอนาคตของ BRID Systems
Executive Director บริษัท บริด ซิสเต็มส์ จำกัด กล่าวถึงเป้าหมายในอนาคตของบริษัทว่า มี Road Map ที่จะพัฒนา และวิจัยนวัตกรรมใหม่ ๆ อย่างต่อเนื่อง

“ต้องบอกว่า ที่ผ่านมาเรามีโอกาสทำงานกับระบบแขนหุ่นยนต์ด้วยเช่นกัน เช่น อุตสาหกรรมผลิตอาหาร และยา ที่ต้องป้องกันเรื่องการปนเปื้อน จึงต้องนำนวัตกรรมแขนหุ่นยนต์เข้ามาช่วย ซึ่งระบบจักรกลเหล่านี้สามารถเชื่อมกับ ERP ได้อย่างลงตัว สามารถนำข้อมูลจาก ERP เข้าไปประมวลผล แล้วสั่งผลิตได้ ปัจจุบันเลี่ยงไม่ได้เลย กับการที่เราต้องนำความเป็น Automation Innovation ต่าง ๆ เข้ามาใช้ ดังนั้นนโยบายของเราเอง จึงต้องมีความเปิดกว้าง”

“อีกอย่างด้วยความที่เรามีโอกาสร่วมงานกับกระทรวงอุตสาหกรรม ก็เลยมีโอกาสได้เจอลูกค้าในส่วนอุตสาหกรรมการผลิตเยอะ จึงเห็นว่าเรา Stand Alone ไม่ได้ ต้องพยายามผลักดันให้ลูกค้าสามารถเชื่อมกับเครื่องจักร หรืออะไรที่จะมาทำให้กระบวนการผลิตของเขาสะดวกขึ้น ถูกต้องมากขึ้น จึงเป็นนโยบายของบริษัทที่เราต้องพัฒนาตลอดเวลาค่ะ”

ERP กับ AI
ปัจจุบันโลกก้าวเข้าสู่ยุค AI เทคโนโลยีต่าง ๆ มักนำ AI เข้ามาเพิ่มศักยภาพ สำหรับประเด็น ERP กับ AI คุณเจน – จิรฐา มองว่า AI มีส่วนสำคัญต่อการเพิ่มศักยภาพให้ ERP ในส่วนของ BRID Systems ก็มีการสอดแทรก AI เข้ามาเช่นกัน เนื่องจากข้อดีของ AI คือสามารถดึงข้อมูลมาพยากรณ์ล่วงหน้าได้ ทำให้การวางแผนธุรกิจมีศักยภาพมากขึ้น อนาคตข้างหน้าจะมีการพัฒนาระบบให้สอดรับ AI มากขึ้น

เทคโนโลยี ERP ของไทย มีศักยภาพสู้กับต่างชาติได้หรือไม่
เพราะ BRID Systems เป็นผู้ให้บริการ ERP สัญชาติไทย จึงอดถามไม่ได้ว่า สรุปแล้วเทคโนโลยีของคนไทยจะสู้ต่างชาติได้หรือไม่ เพราะเอาเข้าจริง ๆ เมื่อถามถึงความเสถียรของเทคโนโลยีใคร ๆ ก็ต้องนึกถึงต่างชาติ เช่น อเมริกา ยุโรป หรือญี่ปุ่น เมื่อได้ฟังคำถาม คุณเจน – จิรฐา ยิ้มและตอบอย่างมั่นใจว่า

“ระบบของเราเป็น Standard มาก ๆ เลยค่ะ ลูกค้าที่ใช้ระบบของเรา ซึ่งก็เป็นบริษัทคนไทยเหมือนกัน ตอนนี้เขาขยายตลาดไปถึง 6 ประเทศ เขาก็นำระบบของเรานี่แหละไปวางด้วย ดังนั้นเรื่องระบบ เจนรับประกันว่าสู้ได้ เพราะตัวระบบเป็นมาตรฐานอยู่แล้ว ต้องบอกว่าระบบ ERP ของเรารองรับภาษาได้แบบไม่จำกัด แต่เบื้องต้นเรา set ไว้ที่ 2 ภาษาหลัก คือ ภาษาไทย กับภาษาอังกฤษ หากลูกค้าต้องการใช้ภาษาเมียนมาร์ ใช้ภาษาจีน ใช้ภาษาญี่ปุ่น สามารถหา Translator มาแปลลงระบบได้เลย ส่วนเรื่องระบบภาษี เรื่องระบบบัญชี ก็สอดคล้องกับ Global ค่ะ”

“ดังนั้นถามว่าระบบของเรา Standard ไหม? เจนมั่นใจว่าเป็น Standard แล้วก็สามารถใช้ระดับ Global ได้ แต่ทั้งนี้ทั้งนั้น มันก็ขึ้นอยู่กับแผนการขยายตลาดของเราด้วย ว่าจะไปต่างประเทศไหม ซึ่งเราก็มองไว้อยู่ แต่ Step แรกตอนนี้ ขอส่งความ Standard ของระบบไปกับลูกค้าก่อน ค่อยเป็นค่อยไปค่ะ”

สรุป เคล็ดลับสู่ความสำเร็จในการใช้งานระบบ ERP
“จากที่สังเกต พบว่าลูกค้าบางส่วนเคยเจ็บกับระบบ ERP มาก่อน คือ เคยวางระบบแต่ไม่ประสบความสำเร็จ จึงมีความรู้สึกไม่มั่นใจต่อระบบ ERP ดังนั้นทุกครั้งที่เข้าไปพบลูกค้า เจนจะเริ่มจากการพูดคุยเรื่องปัญหาก่อนเสมอ แล้วมาหาทางออกร่วมกัน ไม่ยัดเยียดให้ใช้ซอฟต์แวร์อย่างเดียว”

“หลาย ๆ ครั้งลูกค้ารู้สึกว่าพอใช้ ERP จะต้องลดคนหรือเปล่า เจนจะบอกว่า เราลดแค่งาน Routine ที่ทำงานซ้ำ ๆ เดิม ๆ ให้ระบบทำแทน ส่วนคนก็ให้ไปทำงานที่สามารถเพิ่มคุณค่าได้ เช่น โทรศัพท์ติดต่อลูกค้า ซึ่ง ERP ทำไม่ได้ หรืองาน QC เป็นต้น”

“อย่ามองแค่ว่าจะหาซอฟต์แวร์ ERP สักตัวมาใช้ เพราะเวลาวางระบบ เราใช้มากกว่าซอฟต์แวร์ ต้องมีความพร้อมเรื่องข้อมูล รวมทั้งความเข้าใจของบุคลากร ฯลฯ ดังนั้นเราต้องเตรียมความพร้อมด้วยว่า อ๋อ! ถ้าระบบ ERP เข้ามาแล้ว หลาย ๆ อย่างในองค์กรอาจจะต้องมีการปรับเปลี่ยนนะ ถ้าลูกค้าบอกว่า ‘ผมพร้อมแล้ว ผมพร้อมเปลี่ยนตัวเอง เพียงแต่ผมไม่มีระบบ’ อันนี้ก็จะง่ายเลย”

“เจนขอยกกรณีตัวอย่างทิ้งท้ายอีกสักหนึ่งเรื่องนะคะ มีบริษัทหนึ่งที่เคยเข้าไปวางระบบ ERP วันแรกที่เดินเข้าไปรู้สึกหวั่นใจ เพราะนอกจากข้อมูลไม่เป็นระเบียบแล้ว องค์กรยังเจอปัญหาภายในหลายอย่าง เปอร์เซ็นต์ต้องปิดกิจการสูงมาก แต่ด้วยเจนใช้วิธีหา Pain Point พูดคุยถึงวัตถุประสงค์ร่วมกัน แล้วค่อยวางระบบ ERP ให้สอดคล้อง ผลที่ได้ คือ เขาเปลี่ยนแปลงไปในทิศทางที่ดี ชนิดจากหลังมือเป็นหน้ามือ นี่เป็นความภูมิใจในเรื่องของการวางระบบให้กับลูกค้า เพราะเราไม่ได้เน้นแค่ยอดขาย แต่มองว่าถ้าลูกค้ามี Pain Point เราก็ต้องแก้ไขไปด้วยกัน”

“ท้ายนี้ หลายท่านอาจเคยได้ยินว่า ERP มีค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูง แต่เจนขอบอกว่าถ้านำ Return on investment มาดูจะพบว่า บางปัญหาที่เอาตัว ERP เข้าไปช่วย มูลค่าของมันคุ้มค่ามาก ๆ ค่ะ”

ช่องทางติดต่อ BRID Systems
Office: 02-271-4362-3
Mobile: 095-294-5693 (คุณจิรฐา)
Line ID: jane-siriwan
Line@: @bridsystems
Email: siriwan@bridsystems.com

*******