JRIT ICHI

ในยุคที่องค์กรต้องเผชิญกับแรงกดดันจากการแข่งขันที่รุนแรงและต้นทุนการดำเนินงานที่เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง เทคโนโลยี “Robotic Process Automation” หรือ RPA จึงกลายเป็นหนึ่งในเครื่องมือสำคัญที่หลายบริษัททั่วโลกหันมาใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและลดค่าใช้จ่าย โดยเฉพาะในภาคธุรกิจที่มีการทำงานซ้ำ ๆ ใช้เวลามาก และต้องการความถูกต้องสูง เช่น งานด้านบัญชี การเงิน ทรัพยากรบุคคล การบริการลูกค้า ไปจนถึงการประมวลผลข้อมูลขนาดใหญ่

RPA คือเทคโนโลยีที่ใช้ “ซอฟต์แวร์หุ่นยนต์” เข้ามาทำงานแทนมนุษย์ในขั้นตอนที่มีกฎเกณฑ์ชัดเจน โดยไม่ต้องมีการตัดสินใจเชิงซับซ้อน เช่น การกรอกข้อมูล การคัดลอกไฟล์ การส่งอีเมลตอบกลับอัตโนมัติ หรือการเชื่อมต่อข้อมูลระหว่างระบบต่าง ๆ ซึ่งเมื่อระบบสามารถทำงานเหล่านี้ได้อย่างอัตโนมัติ องค์กรจึงสามารถลดการพึ่งพาทรัพยากรบุคคลในงานประจำลงอย่างมาก และเปลี่ยนเวลาและแรงงานไปใช้กับงานที่สร้างมูลค่าเพิ่ม เช่น การวิเคราะห์เชิงกลยุทธ์หรือการพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ ๆ

ผลลัพธ์จากการนำ RPA มาใช้ในองค์กรหลายแห่งทั่วโลกแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่ามันสามารถช่วยลดค่าใช้จ่ายได้จริง ในบางกรณีอาจลดต้นทุนการดำเนินงานลงได้ถึง 30-50% ภายในปีแรก ทั้งนี้เพราะ RPA ทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมง ไม่มีวันหยุด ไม่เกิดความผิดพลาดจากมนุษย์ (Human Error) และสามารถปรับขยายการทำงานได้ตามความต้องการโดยไม่ต้องเพิ่มพนักงานใหม่ นอกจากนี้ RPA ยังช่วยให้การปฏิบัติงานเป็นไปตามมาตรฐานเดียวกันทั้งหมด ทำให้การตรวจสอบและควบคุมคุณภาพเป็นเรื่องง่ายขึ้น ลดโอกาสในการเกิดความสูญเสียจากข้อผิดพลาดทางข้อมูล

อย่างไรก็ตาม การประเมินว่า RPA จะ “ลดค่าใช้จ่ายได้จริงหรือไม่” ขึ้นอยู่กับลักษณะงานและการบริหารจัดการภายในองค์กรด้วย เพราะหากองค์กรเลือกนำ RPA มาใช้โดยไม่วิเคราะห์กระบวนการทำงานก่อน หรือไม่มีการออกแบบระบบให้เหมาะสมกับสภาพจริง อาจทำให้ได้ผลลัพธ์ไม่เต็มที่ เช่น ลงทุนพัฒนา RPA แต่เลือกกระบวนการที่เปลี่ยนแปลงบ่อย หรือมีข้อมูลที่ไม่เป็นระบบ ก็อาจทำให้ต้องปรับปรุงระบบอยู่เสมอและสิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายมากขึ้น

ในอีกมุมหนึ่ง องค์กรที่ประสบความสำเร็จในการใช้ RPA มักเริ่มจากการ “เลือกงานที่เหมาะสมที่สุด” สำหรับการอัตโนมัติ เช่น งานที่มีรูปแบบซ้ำ ๆ ปริมาณมาก และไม่ต้องใช้การตัดสินใจเชิงซับซ้อน จากนั้นจึงค่อยขยายไปยังส่วนอื่น ๆ เมื่อระบบเริ่มเสถียรและทีมงานเข้าใจวิธีการทำงานของ RPA มากขึ้น หลายองค์กรยังนำ RPA ไปผสานกับเทคโนโลยีอื่น เช่น ปัญญาประดิษฐ์ (AI) หรือ Machine Learning เพื่อให้ระบบสามารถเรียนรู้และตัดสินใจได้เองในบางกรณี ทำให้เกิด “Intelligent Automation” ที่ยกระดับการประหยัดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพได้อีกขั้น

ในระยะยาว RPA ไม่เพียงช่วยลดต้นทุนแรงงานเท่านั้น แต่ยังช่วยเพิ่มความพึงพอใจให้กับพนักงานและลูกค้า เนื่องจากพนักงานไม่ต้องเสียเวลาในงานที่ซ้ำซาก และลูกค้าก็ได้รับบริการที่รวดเร็วและแม่นยำมากขึ้น องค์กรที่ใช้ RPA อย่างมีกลยุทธ์จึงมักเห็นผลลัพธ์เชิงบวกทั้งในด้านประสิทธิภาพ คุณภาพงาน และผลตอบแทนทางการเงิน

กล่าวโดยสรุป RPA สามารถลดค่าใช้จ่ายขององค์กรได้จริง หากมีการวางแผนและบริหารจัดการอย่างถูกต้อง โดยเริ่มจากการทำความเข้าใจกระบวนการทำงานภายใน เลือกงานที่เหมาะสมสำหรับการอัตโนมัติ และลงทุนในระบบที่สามารถปรับขยายได้ในอนาคต เทคโนโลยีนี้ไม่ใช่แค่เครื่องมือทดแทนแรงงาน แต่เป็น “กลยุทธ์ทางธุรกิจ” ที่ช่วยให้องค์กรก้าวสู่ยุคดิจิทัลได้อย่างยั่งยืนและแข่งขันได้มากขึ้นในโลกที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลและความเร็วอย่างทุกวันนี้

ผู้เขียน: ก้องปพัฒน์ กำจรจรุงวิทย์