JRIT ICHI

จากการสำรวจองค์กรมากกว่า 500 แห่ง พบว่า การทำงานร่วมกับพาร์ทเนอร์หรือที่ปรึกษาในฐานะ บุคคลที่สาม (Outsourced / Third party) มีอัตราความสำเร็จในการทำทรานส์ฟอร์มเมชันสูงถึง 75 – 85% ในขณะที่หากพึ่งพาเฉพาะทีมภายในองค์กรเอง อาจจะมีโอกาสสำเร็จเพียง 45 – 55% นอกจากนี้ ยังพบว่าการใช้ที่ปรึกษาอาจช่วยเร่งการส่งมอบ Output และ Value ให้กับธุรกิจได้เร็วขึ้น 80% บุคลากรในบริษัทมีโอกาสพัฒนาทักษะความสามารถของตัวเองได้เร็วขึ้นถึง 2 เท่า เนื่องจากได้เรียนรู้จากผู้เชี่ยวชาญภายนอก และประหยัดต้นทุนได้ 30-50%

ข้างต้นเป็นสถิติที่ คุณจิดาภา ประยูรรัตน์ CEO/ Founder ASAP Project Co., Ltd. บริษัทที่ปรึกษาด้าน Digital Transformation ชั้นนำของไทย ยกมาอธิบายถึงข้อได้เปรียบเมื่อองค์กรเปิดโอกาสให้ทีมภายนอก หรือ Outsourced/ Third party เข้ามาร่วมทำ Digital Transformation ให้กับบริษัท

ทำไมทีมงาน Third party จึงสำคัญกับการทำ Digital Transformation
คุณจิดาภา เลือกใช้คำว่า “Third party” แทนคำว่า ทีมภายนอก พร้อมทั้งอธิบายถึงความสำคัญ 5 ข้อว่า

1. ละลายกำแพงลำดับขั้น เนื่องจากปฏิเสธไม่ได้เลยว่า ในทุกบริษัทจะมีกำแพงของลำดับขั้นอยู่ ลูกน้องไม่กล้าคุยกับเจ้านาย ไปจนกระทั่งเจ้านายแผนก A ไม่กล้าสั่งลูกน้องแผนก B แต่ Third party ไม่มีกำแพงนี้ สามารถสื่อสารได้กับทุกคน

2. มีความเป็นกลาง เนื่องจาก Third party โดยเฉพาะ “Independent Consultant” หรือ “ที่ปรึกษาอิสระ” ไม่มีส่วนได้ส่วนเสียกับฝ่ายใด เป้าหมายสำคัญคือความสำเร็จของการขึ้นระบบและการทำทรานส์ฟอร์มเมชัน จึงสามารถแนะนำได้อย่างตรงไปตรงมา

3. ตัวแทนขับเคลื่อนการทำงานร่วมกัน หลายองค์กร โดยเฉพาะบริษัทใหญ่ ๆ อาจมีวัฒนธรรมที่ไม่ก้าวก่ายงานกันและกันระหว่างฝ่าย จึงทำให้การรวมศูนย์ข้อมูล – ซึ่งเป็นขั้นตอนสำหรับของการทำทรานส์ฟอร์มเมชัน – นั้นมีอุปสรรค พาร์ทเนอร์ Third party สามารถเป็นตัวกลางในการประสานรวบรวมข้อมูลนั้น รวมถึงการนำข้อมูลจากฝ่ายหนึ่งไปถ่ายทอดให้อีกฝ่ายหนึ่งได้

4. พลังขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลง Digital Transformation คือการเปลี่ยนแปลงองค์กร ดังนั้น จึงไม่แปลกที่บุคลากรภายในส่วนใหญ่อาจไม่ค่อยเปิดรับ เพราะกลัวเกิดผลกระทบทางลบหรือความไม่แน่นอน แต่เมื่อมี Third party ผู้ที่ไม่มีส่วนได้ส่วนเสียเข้ามาช่วยผลักดัน ทีมงานส่วนใหญ่ก็จะค่อยๆ ปรับตัว และเปิดรับ จนกระทั่งเกิดความเข้าใจในความเปลี่ยนแปลงอย่างยั่งยืน รวมถึงได้พัฒนาทักษะในการทำงานของบุคลากรได้อีกด้วย

“หลายครั้งคนที่เป็น Champion ขององค์กรได้มาเรียนรู้ มาทำงานร่วมกันกับทาง Vendor หรือเรียนรู้กับเรา เช่น วิธีการเขียน Agenda เขียน สรุป Meeting เขียนแผนงาน เรื่องแบบนี้เขาเอาไปใช้ต่อในชีวิตประจำวัน หรือหน้าที่การงานได้” คุณจิดาภา กล่าวเสริม

5. ความชำนาญ เพราะที่ปรึกษา ซึ่งเป็น Third party ส่วนมากมักได้มีโอกาสร่วมงานกับองค์กรที่มาจากหลากหลายอุตสาหกรรม และโจทย์การทำ DX ที่แตกต่าง จึงสามารถมองเห็นภาพรวมของปัญหาได้ชัดเจนกว่าการมองจากบุคลากรภายในเพียงอย่างเดียว[2.1]

องค์กรใดควรใช้ Third party ในการ Digital Transformation
1. องค์กรที่ไม่มีโอกาสได้คลุกคลีกับเทคโนโลยีมากนัก หรือไม่มีความถนัดในด้านนี้

2. องค์กรที่มีโครงสร้างค่อนข้างซับซ้อน เช่น มีหลายบริษัท แต่ละบริษัททำหน้าที่คนละแบบ เช่น บริษัทแรกทำบัญชีการเงิน บริษัทต่อมาทำงาน support อีกบริษัททำจัดซื้อโดยเฉพาะ ฯลฯ เพราะเมื่อ Implement ระบบ DX แล้ว จะกระทบบริษัทที่มีอยู่ในเครือทั้งหมด ดังนั้นจึงต้องอาศัยความเชี่ยวชาญของที่ปรึกษา เพื่อความรวดเร็ว และคล่องตัวในการขึ้นระบบ

3. บริษัทหรือธุรกิจที่เติบโตเร็วมาก มีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา บุคลากรภายในจัดการภาระตัวเองยังหัวหมุน แบบนี้ก็ควรปรึกษา Third party

4. องค์กรที่ต้องการเห็นมุมมองใหม่ ๆ เพราะตระหนักว่าคนภายในบริษัทมักจะคิดเหมือนเดิม ทำเหมือนเดิม ผู้บริหารไม่สามารถพึ่งพาใครได้ต้องคิดเองคนเดียวอยู่เสมอ ดังนั้นการมี Third party จึงเป็นแนวทางที่ดี

เมื่อไรจึงจำเป็นต้องใช้ Third party
หลังจากอธิบายให้เห็นความสำคัญของ Third party แล้ว คุณจิดาภา ก็ชี้ให้สังเกตสถานการณ์ที่ควรเลือกที่ปรึกษาว่า

1. เมื่อรู้สึกว่าองค์กรไม่สามารถขยายต่อไปได้ด้วยกระบวนการทำงาน หรือระบบเดิมที่มีอยู่ [3.1]

2. เมื่อกำลังตัดสินใจลงทุนกับโปรเจกต์ที่มีราคาสูง เช่น 2 ล้านบาท, 10 ล้านบาท เพราะถ้าพลาดก็จะขาดทุนสูง

“แต่จากประสบการณ์จริง 10 ล้านบาท ก็มีบริษัทที่ยอมโยนทิ้ง เพราะทำไม่เสร็จเหมือนกัน ทำมา 2 ปี โยนทิ้ง ทำใหม่ ฟังแล้วก็เจ็บแทน” คุณจิดาภา กล่าวเพิ่มเติมว่า “แนะนำว่า ถ้าเป็นมูลค่าที่สูงจริง ๆ จ้างเถอะค่ะ อย่างน้อยก็เห็นอะไรมากกว่าทำเอง เพราะที่ปรึกษาทำสิ่งนี้มาตลอดอยู่แล้ว”

3. เมื่อซอฟต์แวร์มีหลายตัว หรือโจทย์การเชื่อมต่อระบบที่ซับซ้อน บางองค์กรมีถึง 20 โซลูชัน ส่วนนี้ คุณจิดาภา แนะนำว่าควรปรึกษา Third party มาช่วยจัดการเป็นอย่างยิ่ง เนื่องจากระบบอาจจะทำงานร่วมกันไม่ได้ และ Vendor แต่ละเจ้าก็ไม่สื่อสารกันด้วยนอกเหนือหน้าที่ ดังนั้นตัวเชื่อมประสานอย่างที่ปรึกษาจึงเป็นส่วนสำคัญ

4. กรณีนี้แม้จะมีน้อย แต่ก็ไม่ยกมาไม่ได้ คือ หากองค์กรใดที่พนักงานไม่ค่อยร่วมมือกัน หรือมีความสัมพันธ์ที่ยังไม่เน้นแฟ้น การเลือกใช้บริการ Third party ในการ Transformation จึงอาจเป็นวิธีที่จะสร้างความเป็นหนึ่งเดียวกันได้อีกทาง

จากข้อดีของการที่องค์กรร่วมมือกับ Third party ในการ Digital Transformation คุณจิดาภา ได้ยกกรณีศึกษาขึ้นมาส่งท้ายว่า

“เกือบทุกกรณีจะเข้าข่ายที่พูดมาก่อนหน้านี้ แต่เพื่อให้เห็นภาพ ขอยกตัวอย่างองค์กรใหญ่ ที่มีบริษัทแม่ ที่แยกย่อยบริษัทลูกหลายบริษัทโดยทำหน้าที่ต่างกัน แล้วต้องการทำ Digital Transformation”

“ความท้าทายที่เจอในกรณีนี้ คือ ความขัดแย้งกันของบริษัทลูก เนื่องจากไม่เคยทำงานร่วมกันมาก่อน บริษัท A เน้นทำงานหลังบ้าน แต่บริษัท B ให้ความสำคัญกับซอฟต์แวร์หน้าบ้าน ดังนั้นเมื่อมาเปลี่ยน Process ความไม่ลงรอยกันจึงเกิดขึ้น ดังนั้น Third party จึงต้องเข้ามาเป็นคนกลางเพื่อให้แต่ละบริษัทเห็นความสำคัญร่วมกัน และพร้อม Transformation ในหลักการเดียวกัน”

“กรณีนี้เราประชุมกันหลายครั้งค่ะ กว่าจะนำปัญหาของแต่ละฝ่ายมาหาความชัดเจนร่วมกันได้ เคล็ดลับในการประชุม คือ เชิญผู้มีอำนาจตัดสินใจในแต่ละบริษัทมาคุยกัน แลกเปลี่ยนมุมมองซึ่งกันและกัน ซึ่งฟังดูเหมือนง่าย แต่เป็นเรื่องที่ยากมาก เนื่องจากแม้มีบริษัทแม่เดียวกัน แต่ต่างมีโครงสร้างองค์กรที่ไม่เท่ากัน Ranking ไม่เท่ากัน เสียงของแต่ละบริษัทก็ดังไม่เท่ากัน ดังนั้นเวลาประชุม บทบาทของ ASAP Project ก็จะมาช่วยประนีประนอมในส่วนนี้ เพื่อให้ทุกฝ่ายเห็นในเรื่องเดียวกัน”

ข้อมูลติดต่อ ASAP Project | Digital Transformation Strategist
Website: https://www.asapproject.co
Email: hello@asapproject.co
Facebook: ASAP Project
Youtube Channel: ASAP Project Solutions
LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/asap-project/