JRIT ICHI

ในยุคที่อุตสาหกรรมการท่องเที่ยวและการบริการเติบโตอย่างรวดเร็ว การมุ่งเน้นเพียงการบริการที่ดีเพื่อสร้างความประทับใจให้แขกผู้เข้าพักอาจยังไม่เพียงพออีกต่อไป หัวใจสำคัญอีกประการที่จะช่วยขับเคลื่อนธุรกิจโรงแรมให้เติบโตอย่างยั่งยืนคือ “ระบบหลังบ้านที่เปี่ยมประสิทธิภาพ”

การบริหารจัดการข้อมูลลูกค้าและการดำเนินงานภายในแบบไร้รอยต่อ สามารถสร้างรายได้และกำไรส่วนต่าง (Margin) ให้กับธุรกิจได้อย่างมหาศาล ซึ่งประเด็นนี้ได้รับการยืนยันจาก คุณบุศรา ไสยเรือง จาก Comanche Gogoji Co., Ltd. ผู้ให้บริการระบบบริหารจัดการโรงแรม (Hotel PMS) แถวหน้าของประเทศไทย ยืนยันเรื่องนี้ได้เป็นอย่างดี และคำอธิบายทั้งหมด ถูกรวบรวมไว้ในบทความนี้แล้ว

COMANCHE GOGOJI: ผู้ให้บริการระบบ Hotel PMS ครบวงจร

COMANCHE GOGOJI คือผู้ให้บริการระบบบริหารจัดการโรงแรมและ TravelTech ที่ครอบคลุมทุกกระบวนการทำงานสำคัญ ตั้งแต่ระบบหน้าบ้าน (Front Office System – FOS), ระบบ ณ จุดขาย (Point of Sale – POS), ระบบบัญชี, ระบบคลังสินค้า (Stock), อินเทอร์เฟซ, รายงานเพื่อการบริหาร ไปจนถึงฟังก์ชันอื่น ๆ ที่ช่วยให้การทำงานมีความแม่นยำและคล่องตัว

จุดเด่นของซอฟต์แวร์ฝีมือคนไทยนี้คือความยืดหยุ่นและการรองรับสเกลธุรกิจที่หลากหลาย โดยครอบคลุมตั้งแต่ที่พักขนาดเล็กเพียง 7 ห้อง ไปจนถึงโรงแรมขนาดใหญ่กว่า 4,000 ห้อง ด้วยประสบการณ์ยาวนานกว่า 20 ปี ปัจจุบันบริษัทฯ ได้รับความไว้วางใจจากโรงแรมและที่พักมากกว่า 2,000 แห่ง ใน 17 ประเทศทั่วโลก

“PMS คือ Property Management System เป็นระบบ Software บริหารจัดการโรงแรม ที่ทุกโรงแรมหรือรีสอร์ทต้องมีใช้ เพราะจะช่วยเรื่องการบริหารจัดการฝั่งของ Operation ให้สามารถทำงานได้อย่างราบรื่น โดย Software ของเรา คิดค้น และก่อตั้งโดยคนไทย ซึ่งปัจจุบันได้พัฒนามาเป็น Web Base แล้ว ก็คือสามารถทำงานผ่าน Web Browser ได้เสมือนการใช้งานอินเทอร์เน็ตทั่วไป รองรับการติดตั้งได้ทั้งรูปแบบ Cloud และ Server On-Premise (ติดตั้ง ณ พื้นที่ของโรงแรม) มีระบบ Open API สำหรับเชื่อมต่อกับ Third-Party หรือแพลตฟอร์มภายนอกได้อย่างอิสระ” คุณบุศรา อธิบายเพิ่มเติม

ความต้องการระบบ PMS ที่แตกต่างตามสเกลของโรงแรม

ความต้องการใช้งานระบบซอฟต์แวร์ของโรงแรมแต่ละขนาดมีความซับซ้อนและแตกต่างกันอย่างชัดเจน ซึ่งระบบของ Comanche Gogoji ได้ถูกออกแบบมารองรับในทุกระดับ ตั้งแต่เล็ก ไปจนถึงโรงแรมที่มีความซับซ้อนระดับ 4-5 ดาว และ Hotel Chain เป็นอย่างดี

“ปัจจุบัน เรามีบริการ 2 รูปแบบ มีทั้งแบบ Subscription สำหรับธุรกิจที่พักขนาดเล็ก และแบบ Lifetime License ซื้อขาด ใช้ได้ตลอดอายุการใช้งาน พร้อมเลือกช่วงเวลาซื้อบริการ Maintenance หรือ MA เพิ่มได้ตามต้องการ”

สำหรับโรงแรมขนาดเล็ก (20 – 50 ห้อง) เน้นความคล่องตัวในการรับจองห้องพัก, การทำ Check-in / Check-out, การเชื่อมต่อกับตัวแทนจำหน่ายห้องพักออนไลน์ (OTA) เช่น Agoda, Booking.com, Traveloka ผ่าน Channel Manager รวมถึงการจัดการรับ1เงินและการออกใบเสร็จฯลฯ

ส่วนโรงแรมขนาดใหญ่ที่มีมากกว่า 200 ห้อง มีความซับซ้อนสูงและต้องการโมดูลที่ครบวงจร เช่น ระบบห้องอาหาร, ระบบจัดการห้องจัดเลี้ยง (Banquet), สปา, ระบบคลังสินค้าแยกแผนก, ระบบควบคุมต้นทุนอาหาร, แผนกบัญชี, ฝ่ายจัดซื้อ, สำนักงานใหญ่ รองรับการอนุมัติใบสั่งซื้อหลายระดับ

แต่ไม่ว่าความซับซ้อนจะมีน้อยหรือมากเพียงใด คุณบุศรา ก็ยังยืนยันว่า COMANCHE GOGOJI สามารถจัดการให้ง่ายและราบรื่นไร้รอยต่อได้ ซึ่งนี่ถือเป็นจุดแข็งที่ลูกค้าประทับใจ

“เพราะเราเป็นแพลตฟอร์มบริหารจัดการโรงแรมที่ครบวงจร สามารถเชื่อมโยง หรือ Integrate ตั้งแต่ระบบห้องอาหาร มาถึงระบบหน้าบ้าน จนไปถึงระบบบัญชีได้เลย ซึ่งตรงนี้เป็นข้อดีที่ทำให้ผู้บริหาร สามารถควบคุมการดำเนินการได้แบบไร้รอยต่อ”

PMS: เครื่องมือสร้างความสัมพันธ์ (CRM) และเพิ่มกำไร

ระบบจัดการโรงแรมไม่ได้มีประโยชน์แค่การบริหารจัดการงานภายในเท่านั้น แต่ยังเป็นเครื่องมือสำคัญในการสร้างความสัมพันธ์อันดีกับลูกค้าและขับเคลื่อนรายได้:

เพิ่มยอด Direct Booking และลดค่าคอมมิชชัน OTA: เมื่อลูกค้าจองห้องพักผ่าน OTA ข้อมูลสำคัญอย่างอีเมลและเบอร์โทรศัพท์จะถูกดึงเข้ามาในระบบ ทำให้โรงแรมสามารถสื่อสารโดยตรงเพื่อเสนอสิทธิพิเศษ โหลดแอปพลิเคชันของโรงแรม หรือแนะนำโปรโมชันอัปเกรดห้องพักก่อนเข้าพักได้ ซึ่งช่วยลดการพึ่งพาและลดภาระค่าคอมมิชชันจาก OTA

ยกระดับ Journey ของลูกค้าด้วย CDP (Customer Data Platform): ระบบจะจัดเก็บข้อมูลพฤติกรรมและความชอบ เช่น อาการแพ้ออาหาร หรือประวัติการเข้าพัก ทำให้พนักงานสามารถให้บริการแบบ Personalization ได้อย่างแม่นยำโดยไม่ต้องสอบถามซ้ำ

การสร้างความผูกพันหลังการเข้าพัก: หลังการ Check-out โรงแรมสามารถส่งอีเมลติดตามผล พร้อมมอบโปรโมชันพิเศษเพื่อจูงใจให้เกิดการกลับมาพักซ้ำ (Repeat Guest)

“ตรงนี้จะช่วยลดค่าใช้จ่ายในส่วนของค่าคอมมิชชันที่ต้องจ่ายให้กับทาง OTA ได้ เพราะเกิดการจองตรงกับทางโรงแรม ทำให้เกิด Benefit มากขึ้น” คุณบุศรา กล่าวเพิ่มเติม

รับมือความท้าทายในการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล (Digital Transformation)

เมื่อถามถึงความท้าทาย หรืออุปสรรคในการนำระบบ PMS เข้าไปใช้งาน เพื่อเปลี่ยนผ่านเข้าสู่ Digital Transformation คุณบุศรา ตอบเป็นประเด็นดังนี้

ความเคยชินและการต่อต้านการเปลี่ยนแปลงของพนักงาน
ประเด็นนี้ คุณบุศรา กล่าวว่า “การเปลี่ยนระบบ software ในธุรกิจโรงแรม ไม่ใช่เรื่องง่าย เพราะไม่ใช่แค่ Install แล้วจบ แต่มีเรื่องการเปลี่ยนแปลงวิธีทำงานทั้งหมดขององค์กรเข้ามาเกี่ยวด้วย เช่น โรงแรมที่เปิดให้บริการมานานมักมีความคุ้นเคยกับระบบเดิม
วิธีบริหารจัดการคือ เรามีทีมที่ปรึกษาเข้าไปสร้างความเข้าใจตั้งแต่ต้น ด้วยการแนะนำเรื่องระบบว่าทำงานอย่างไร มีการ Transform data แบบไหน และเมื่อเริ่มต้น ก็จะอำนวยความสะดวกด้วยTemplate บน Excel เพื่อช่วยรวบรวมและนำเข้าข้อมูลตั้งต้น (เช่น สต็อกสินค้า ลูกหนี้ เจ้าหนี้) พร้อมจัด Training แบบ On-site ตัวต่อตัว

“เจ้าหน้าที่ของเรา จะอำนวยการความสะดวกให้ ตั้งแต่ Process แรกเลยค่ะ ทำให้จนเกิดความเชื่อมั่นจากทางโรงแรม” คุณบุศรา กล่าว

คุณบุศรา อธิบายเพิ่มเติมว่า “ตั้งแต่ตอนเทรนนิ่ง จนถึงเริ่ม Go Live ระบบ หรือตั้งแต่ตอนเปลี่ยนถ่ายระบบ เจ้าหน้าที่เราจะอยู่อำนวยความสะดวกให้อุ่นใจ 24 ชั่วโมง มีคู่มือและ Video Tutorial ให้ดูย้อนหลังเพราะระบบโรงแรมเขาทำงานตลอดเวลา ดังนั้นเมื่อเกิดปัญหา เราสามารถวิ่งตรงไปหา User ได้ทันที นอกจากนี้ยังมีทีมงานสายด่วน ซัพพอร์ตให้บริการตลอด 24 ชั่วโมงเช่นกัน”

ปัญหาการเชื่อมต่อระบบ (Integration)
ประเด็นนี้ เป็นความท้าทายการใช้ซอฟต์แวร์จากหลายค่ายที่ไม่เชื่อมต่อกันทำให้บัญชีต้องทำงานแบบ Manual และเสี่ยงต่อความผิดพลาด

สำหรับวิธีแก้ไขประเด็นนี้ ไม่ใช่เรื่องยาก เพราะระบบ ของ COMANCHE GOGOJI เข้าไปเติมเต็มจุดด้อยนี้ได้ เนื่องจากสามารถ Integrate ข้อมูลมาได้โดยอัตโนมัติ พร้อมกันนี้ คุณบุศรา ได้อธิบายผลเสียของการที่ระบบไม่เชื่อมต่อกันดังนี้

“เมื่อแขก Check-out ไปแล้ว ถ้าระบบเชื่อมต่อกัน ข้อมูลรายได้ที่อยู่ในระบบ PMS จะต้องถูกส่งไปที่ระบบบัญชีโดยอัตโนมัติ แต่กลายเป็นว่าไม่เป็นอย่างนั้น เพราะระบบ PMS กับบัญชีไม่เชื่อมต่อกัน ทำให้พนักงานบัญชีเอง ต้องมาคอยบันทึกแบบ Manual ทีละรายการ ซึ่งทำให้เสียเวลา และอาจเกิดข้อผิดพลาดได้”

“อีกตัวอย่างหนึ่ง คือ หากลูกค้าไปทานอาหารที่ห้องอาหาร แล้วให้เก็บค่าอาหารรวมกับค่าห้อง คือ จ่ายทีหลังตอน Check out ถ้าระบบไม่เชื่อมกัน พนักงานก็ต้องนำบิลค่าอาหารไปให้ Front เพื่อให้บันทึกข้อมูลลงรายการของแขก ซึ่งอาจตกหล่นได้ และที่น่าเสียดาย คือ จะไม่สามารถดูได้ว่า แขกคนนี้ทานอะไร ชอบทานอะไร หรือว่าประวัติเคยทานอะไรบ้าง”

“ระบบของ Comanche Gogoji เข้ามาปิดช่องว่างนี้ด้วยความสามารถในการเชื่อมโยงข้อมูลอัตโนมัติ เช่น ส่งข้อมูลรายได้จาก PMS ไปยังระบบบัญชีทันที หรือเชื่อมโยงยอดค่าใช้จ่ายจากห้องอาหารเข้ากับบัญชีห้องพักของแขกได้อย่างไร้รอยต่อ” คุณบุศรา ยืนยัน

มุมมองด้านต้นทุนและระยะเวลาในการติดตั้ง

ต้นทุนที่สูงของการ Implement หรืออัพเกรด ระบบ PMS เป็นกำแพงหนึ่งที่ผู้ประกอบการบางส่วนลังเล แต่ประเด็นนี้ คุณบุศรา แนะนำว่า ให้มองอีกมุมหนึ่ง

“ต้องเรียนว่า ระบบ PMS มีราคาประมาณหนึ่ง แต่เมื่อลองคิดกลับกัน การลงทุนในซอฟต์แวร์ PMS อาจมีมูลค่าระดับหนึ่ง แต่เมื่อเทียบกับรายได้ของโรงแรม (เช่น โรงแรมขนาดกลางถึงใหญ่ที่มีรายได้ 60 – 100 ล้านบาทต่อปี) การลงทุนในซอฟต์แวร์จะคิดเป็นสัดส่วนเพียงประมาณ 1% ของรายได้ในปีแรกเท่านั้น แต่สามารถใช้งานต่อเนื่องได้ยาวนานหลายปี”

นอกจากนี้ คุณบุศรา ได้แนะนำเพิ่มเติมว่า สำหรับโรงแรมขนาดเล็ก ก็สามารถเลือกใช้แค่เท่าที่จำเป็นได้ ไม่จำเป็นต้องลงทุนใหญ่ เมื่อขนาดโรงแรมขยายจนรู้สึกว่าจัดการลำบาก ค่อยติดตั้งระบบเพิ่มเติมก็ได้

ระยะเวลาการติดตั้งระบบ PMS
สำหรับระยะเวลาในการติดตั้งระบบจัดการโรงแรม คุณบุศรา เผยว่า หากเป็นโรงแรมขนาดเล็ก ที่เลือกใช้ระบบ Subscription ใช้เวลาเพียง 1 – 2 วัน เท่านั้น

“สาเหตุที่ใช้เวลารวดเร็ว เพราะทางเราให้ความสำคัญกับการเทรนนิ่ง เราจัดเตรียมคู่มือ และ Video Tutorial ไว้ให้ผู้ใช้งานได้ศึกษาควบคู่กันไป และยังมีทีมงานคอย support จากทุกช่องทางการติดต่อ”

สำหรับโรงแรมขนาดกลางขึ้นไป ใช้งานหลาย Module ใช้เวลาประมาณ 1 – 2 สัปดาห์ หากมีระบบห้องอาหารหรือระบบบัญชีร่วมด้วย ระยะเวลาจะอยู่ที่ประมาณ 2 – 3 สัปดาห์

“แต่ทั้งนี้ทั้งนั้น ก็ขึ้นอยู่กับตัวผู้ประกอบการด้วยเช่นกัน เพราะเราค่อนข้างยืดหยุ่นในเรื่องของการให้บริการ แต่มาตรฐานทั่วไป จะอยู่ที่ประมาณ 2 – 3 สัปดาห์ ซึ่งต่างกับระบบ ERP ใหญ่ ๆ ที่มีหลาย Module อันนั้นก็จะต้องใช้ระยะเวลาในการ Implement ค่อนข้างนาน” คุณบุศรา กล่าว

5 เป้าหมายสู่อนาคตของ COMANCHE GOGOJI

สำหรับเป้าหมายในอนาคตของ COMANCHE GOGOJI เนื่องจากเทคโนโลยีอุตสาหกรรมท่องเที่ยวพัฒนาอย่างรวดเร็ว และตลาดโรงแรมในปัจจุบันต้องการความยืดหยุ่น แล้วเปิดกว้าง เพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงของอุตสาหกรรมท่องเที่ยวที่ขับเคลื่อนด้วยเทคโนโลยีอย่างรวดเร็ว ทางบริษัทฯ ได้วาง 5 แนวทางหลักในการพัฒนาในอนาคต

1. พัฒนาระบบให้ทันสมัย ออกแบบ UX/UI ให้ใช้งานง่าย ลดความซับซ้อน
2. พัฒนา Open API เพื่อสร้าง Ecosystem และเชื่อมต่ออย่างไร้รอยต่อกับพาร์ทเนอร์ในกลุ่ม Hospitality Tech
3. พัฒนาซอฟต์แวร์บริหารจัดการภายใน เช่น ระบบการทำงานของแม่บ้านหรือฝ่ายช่างผ่านมือถือและแท็บเล็ต
4. มุ่งเน้นยกระดับประสบการณ์ของผู้เข้าพักในทุกขั้นตอน (ก่อน, ระหว่าง และหลังเข้าพัก)
5. นำปัญญาประดิษฐ์ (AI) เข้ามาสนับสนุนการทำงานของพนักงาน เพื่อลดความซ้ำซ้อน ช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูลและการตัดสินใจ

“โดยรวมเรามองว่า อนาคตของเทคโนโลยีโรงแรม จะขับเคลื่อนไปในเรื่องของการเป็น Ecosystem การ Integrate กับ Partner การ Collaboration ร่วมมือกัน จึงสำคัญมากกว่าที่เราจะเป็นแค่ระบบใดระบบหนึ่ง การที่ทำเองโดยลำพังสมัยนี้ก็อาจจะเป็นเรื่องที่ค่อนข้างยาก” คุณบุศรา สรุปประเด็นเป้าหมายในอนาคต

ความมั่นใจด้านความปลอดภัยของข้อมูล

ท้ายนี้ ก่อนที่ผู้อ่านจะติดต่อหา COMANCHE GOGOJI เพื่อปรึกษาเรื่องการติดตั้งระบบ PMS เรามาดูความปลอดภัยของข้อมูลกันบ้าง

“Software ของเราได้รับการรับรองมาตรฐานระดับสากล ได้แก่ การทำ Penetration Testing (Pentest) เพื่อทดสอบเจาะระบบหาช่องโหว่, ได้รับการรับรองมาตรฐานกระบวนการพัฒนาซอฟต์แวร์ ISO/IEC 29110-4-1:2018, ผ่านการรับรองมาตรฐานความปลอดภัยของระบบ

“ส่วนเรื่องของการ Protect เรื่องของ Data ที่ติดตั้งบน Cloud ผู้ประกอบการบางท่าน อาจจะมีความกังวลเรื่อง Data Security ที่อาจจะมีการแฮ็กจากผู้ไม่ประสงค์ดีภายนอก ต้องเรียนก่อนว่า ตัวระบบ Cloud ที่เราใช้ ก็มี Certificate รองรับ มี ISO รองรับเช่นเดียวกัน ผู้ประกอบการมั่นใจได้ว่า Data ของท่านปลอดภัยแน่นอนค่ะ” คุณบุศราทิ้งทาย

ช่องทางการติดต่อ Comanche Gogoji
● Website: www.gogoji.co.th
● Email: mkt@gogoji.co.th
● Telephone: +66 (0) 2 693 3569
● Facebook: Comanche Gogoji
● LINE Official Account: @gogoji